Cara membuat Mail Merge di Microsoft Office Word

1.  Buat naskah utama dokumen yang ingin dibuat. Misalnya untuk kepala surat seperti di bawah ini (beri jarak untuk menaruh nama dan alamat).

2. Kemudian jalankan mail merge wizard, caranya klik menu Maillings kemudian klik Start Mail Merge (pada grub start mail merge) lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

3.   Akan muncul wizard di sebelah kanan. Pada step pertama pilih dulu document type Letters kemudian klik tombol Next di bagian bawah wizard.

4.   Pada step kedua pilih User the current document. Kemudian klik Next.

5.      Pada step ketiga ini kita pilih Type a new list. Kemudian klik Create.

6.      Akan muncul kotak dialog baru, di sinilah kita akan mengisi data nama dan alamat untuk surat nantinya. Secara default nama kolom sudah terbentuk, namun untuk penyesuaian kita buat kolom baru saja. Caranya klik Costumize Columns.

7.      Kemudian hapus semua field names yang ada.

8.      Setelah terhapus buat lagi yang baru dengan nama yang bisa disesuaikan. Klik OK, kemudian klik OK lagi.

9.      Jadi sudah terbentuk kolom yang baru dimana hanya terdiri dua kolom saja. Isikan data sesuai dengan yang akan dimasukan ke surat nanti, seperti nama dan alamat. Jika sudah klik OK.

10.  Setelah klik OK, akan diminta untuk menyimpan file tersebut dengan nama yang bisa disesuaikan.

11.  Setelah menyimpan, seleksi data mana yang akan digunakan. Setelah itu, klik OK.

12.  Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

13.  Letakkan kursor di bawah Kepada Yth. kemudian pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih nama.

14.  Lakukan hal seperti di atas untuk menaruh data alamat. Nanti hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.

 

15.  Untuk melihat hasilnya, klik Privew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per satu.

 

16.  Jika ingin melihat hasil lainnya, tinggal ganti saja index nomornya menjadi nomor data pada tabel data tadi. Misal untuk melihat hasil data nomor dua, ganti saja index nomornya menjadi 2.

17.  Setelah semuanya sudah benar, kita bisa menyimpannya sebagai dokumen baru atau pun mencetaknya langsung.

 

Untuk tahap akhir ini, klik tombol Finish & Merge, lalu pilih:

• Edit Individual Documents… untuk menyimpan hasil dari mail merge yang dibuat tadi ke dalam dokumen baru.
• Print Documents… untuk mencetak dokumen surat langsung.

Penulis : Anggi Dwi Kurniawan

Bagikan Artikel ini